Huishoudelijk reglement
Artikel 1 Naam
De naam van de vereniging is Valkenburgse Hockeyvereniging Sjinborn. Zij is gevestigd te Valkenburg aan de Geul.
De naam van de vereniging is Valkenburgse Hockeyvereniging Sjinborn. Zij is gevestigd te Valkenburg aan de Geul.
Artikel 2 Tenue
Het tenue van de vereniging is: lichtblauw shirt/blouse voorzien van het Sjinbornlogo en hoofdsponsor, donkerblauwe broek/rok, donkerblauwe kousen.
Het tenue van de vereniging is: lichtblauw shirt/blouse voorzien van het Sjinbornlogo en hoofdsponsor, donkerblauwe broek/rok, donkerblauwe kousen.
Artikel 3 Leden
Leden zijn die natuurlijke personen, die door het bestuur als lid zijn toegelaten, met inachtneming van hetgeen daaromtrent in de statuten van de vereniging is bepaald. De leden bestaan uit seniorleden en ereleden.
Leden zijn die natuurlijke personen, die door het bestuur als lid zijn toegelaten, met inachtneming van hetgeen daaromtrent in de statuten van de vereniging is bepaald. De leden bestaan uit seniorleden en ereleden.
1. Naast de leden kent de vereniging voorts:
a) juniorleden
b) leden van verdienste
c) donateurs
a) juniorleden
b) leden van verdienste
c) donateurs
d) niet-spelende leden
f) specials.
2. Juniorleden zijn zij, die op 1 januari van het boekjaar de leeftijd van achttien jaar nog niet hebben bereikt, en toestemming hebben van het bestuur van de vereniging voor het deelnemen aan competitiewedstrijden en overige hockey-evenementen, waaraan door teams van de vereniging wordt deelgenomen. De juniorleden zijn te onderscheiden naar:
Junioren A: zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen zestien en achttien jaar oud zijn;
Junioren B : zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen veertien en zestien jaar oud zijn;
Junioren C: zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen twaalf en veertien jaar oud zijn;
Junioren D: zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen tien en twaalf jaar oud zijn;
Junioren E: zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen acht en tien jaar oud zijn;
Junioren F: zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen zes en acht jaar oud zijn;
Junioren B : zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen veertien en zestien jaar oud zijn;
Junioren C: zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen twaalf en veertien jaar oud zijn;
Junioren D: zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen tien en twaalf jaar oud zijn;
Junioren E: zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen acht en tien jaar oud zijn;
Junioren F: zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen zes en acht jaar oud zijn;
3. Ereleden zijn zij, die zich tegenover de vereniging bijzonder en langdurig verdienstelijk hebben gemaakt. Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering aan een lid het erelidmaatschap verlenen.
4. Leden van verdienste zijn zij, die door hun prestaties aanspraak kunnen maken op de erkentelijkheid van de vereniging, met in achtneming van hetgeen daaromtrent in de statuten is bepaald. Zij worden door het bestuur benoemd.
5. Donateurs zijn zij die zich jegens de vereniging verplichten om eenmalig of periodiek een met het bestuur contractueel vastgelegde bijdrage te storten. Een donateur die geen lid, juniorlid, of lid van verdienste is, heeft geen stemrecht bij de Algemene Vergadering. 6. Niet-spelende leden zijn zij, die niet deelnemen aan wedstrijden en/of trainingen
7. Specials zijn zij die ingeschreven staan als lid bij de vereniging en die tegen een vrijwilligersvergoeding werkzaamheden verrichten op het gebied van training en/of coaching.
Artikel 4 Ledenregistratie
1. Onder verantwoordelijkheid van de secretaris wordt een register bijgehouden waarin de namen en de adressen van de leden, de juniorleden, de leden van verdienste en van de donateurs worden geadministreerd. Op grond van het bestuursreglement "Kantine Sjinborn" worden eveneens de namen van de barvrijwilligers geregistreerd.
2. Aanmelding bij de vereniging kan door het aanmeldingsformulier in te vullen en dit in te leveren bij de ledenadministrateur. Het aanmeldingsformulier is verkrijgbaar in het clubhuis en via de website.
3. Ieder lid, juniorlid, lid van verdienste en donateur is verplicht bij verandering van woonplaats hiervan onverwijld de secretaris schriftelijk in kennis te stellen.
4. De secretaris draagt er zorg voor dat leden en de juniorleden worden aangemeld bij de Koninklijke Nederlandse Hockey Bond, hierna te noemen: "de Hockeybond".
Artikel 5 Contributie-inning
1. Ieder jaar verstuurt de penningmeester in de maand september de contributienota's naar de leden. De betaling van de contributie kan plaatsvinden middels automatische incasso of door een eenmalige storting van het verschuldigde bedrag. Indien het lid de vereniging heeft gemachtigd de contributie te incasseren, kan het lid kiezen uit een eenmalige incasso of incasso in vier gelijke termijnen. De eenmalige incasso vindt plaats op 1 oktober van het boekjaar. Bij gespreide betaling zijn de vervaldata 1 oktober, 1 november, 1 december en 1 maart. Indien geen gebruik wordt gemaakt van automatische incasso dan dient de verschuldigde betaling uiterlijk 30 september van het boekjaar te zijn voldaan. Zaalcompetitie vervaldata 1 februari.
2. In het geval van te late betaling zal een herinneringsnota worden gestuurd met het verzoek deze binnen twee weken te voldoen. Als hieraan niet wordt voldaan treedt een situatie van wanbetaling in. Het bestuur zal dan gepaste maatregelen nemen.
3. Indien een lid door bepaalde omstandigheden niet in staat is het verschuldigde bedrag gedeeltelijk of in zijn geheel te betalen dan dient hij/zij dit vooraf bij de penningmeester of de secretaris kenbaar te maken.
4. De teruggaaf van contributie bij voortijdig stoppen of bij het afwezig zijn gedurende enkele maanden is in principe niet mogelijk. In uitzonderingsgevallen (stage e.d.) kan een regeling worden getroffen mits de afwezigheid voor 15 september van het seizoen waarop de contributie betrekking heeft is kenbaar gemaakt.
5. Nieuwe leden die zich aanmelden na aanvang van het seizoen betalen een bedrag dat als volgt is samengesteld: 40% van de jaarcontributie + 60% * jaarcontributie * (het aantal nog te spelen maanden in dat seizoen) / 10
Artikel 6 Einde lidmaatschap
1. Het lidmaatschap eindigt:
a. door opzegging door het lid;
b. door opzegging door de vereniging;
c. door ontzetting uit het lidmaatschap;
d. door beeindiging van het lidmaatschap van de Hockeybond:
e. door de dood van het lid, in welk geval het lidmaatschap niet vererft.
2. Opzegging van het lidmaatschap door het lid dient te geschieden door een schriftelijke verklaring gericht aan het bestuur, voor 1 mei van het lopende competitiejaar. Van dit voorschrift kan het bestuur dispensatie verlenen, indien deze opzegging geschiedt wegens verhuizing naar buiten de gemeente, of op grond van medisch advies of wegens naar oordeel van het bestuur daarmede gelijkstaande redenen.
3. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 10 lid 6 van de statuten van de vereniging blijft het lid de contributie voor het gehele jaar verschuldigd, wanneer het lidmaatschap in de loop van een competitiejaar eindigt. Ook na opzegging door het lid van zijn lidmaatschap blijft het lid gedurende het competitiejaar waartegen is opgezegd gehouden tot nakoming van alle overige aan zijn lidmaatschap verbonden financiele verplichtingen.
4. Het bestuur kan besluiten tot ontzetting uit het lidmaatschap van een lid indien:
a. het lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt,
b. de vereniging op onredelijke wijze benadeelt;
c. het geschorste lid niet binnen twee maanden na zijn schorsing voor de betaling van zijn contributie zorg draagt.
d. Op voorstel van het bestuur kunnen geroyeerde leden weer als lid worden toegelaten, mits zij hun achterstallig contributie hebben aangezuiverd.
Artikel 7 Beschadigingen
Ieder lid is aansprakelijk voor schade die het aan materiaal, dat eigendom is van de vereniging ofwel in bruikleen is afgestaan aan de vereniging, heeft aangericht.
1. Elke geconstateerde schade wordt geacht te zijn veroorzaakt door het lid of door de leden, die de desbetreffende zaak het laatst heeft respectievelijk hebben gebruikt, tenzij door de betrokken(en) het tegendeel wordt aangetoond.
2. Elk lid dat schade aan materiaal van de vereniging heeft toegebracht is verplicht, op verbeurte van een boete van € 25,- deze in een daartoe aan te leggen register aan te tekenen en te voorzien van zijn handtekening.
3. Indien het herstellen van de hiervoor voornoemde schade aan het materiaal kosten met zich meebrengt, beslist uiteindelijk het bestuur wie de kosten draagt.
4. De vereniging draagt generlei verantwoordelijkheid voor de eigendommen van welke aard ook van leden en derden in het clubhuis en de kleedlokalen of op het terrein van de vereniging.
5. Om schade en letsel door brand zoveel mogelijk tegen te gaan dienen de gebruikte decoraties in het clubhuis te bestaan uit brandveilige materialen.
Artikel 8
Collectieve ongevallen- en Aansprakelijkheidsverzekering
1. In geval van schade/letsel als gevolg van een ongeval samenhangende met de uitoefening van de hockeysport, dient deze gemeld te worden bij het bestuur. De secretaris of een van de andere bestuursleden vult een schadeformulier in waarmee de schade aan de verzekeraar gemeld wordt. Het schadeformulier wordt door de betrokkene ondertekent. De financiele afwikkeling verloopt verder tussen de betrokkene en de verzekeraar, de hockeyclub speelt in dat traject geen rol meer.
2. De polisvoorwaarden van deze verzekering zijn opvraagbaar bij de secretaris.
3. Uitgesloten zijn parkeerschades aan voertuigen op de parkeerplaats van Sjinborn.
Artikel 9 Bestuur
Het bestuur bestaat uit ten minste drie leden en maximaal uit 8 leden. Het bestuur bestaat in ieder geval uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester.
1. Het bestuur verdeelt in onderling overleg de functies en stelt de taken van ieder bestuurslid vast, met inachtneming van de bepalingen van de statuten en van dit reglement.
2. De voorzitter heeft de leiding van alle vergaderingen van het bestuur. Hij heeft te allen tijde het recht op inzage van hetgeen onder de overige bestuursleden berust. Alle bestuurszaken worden door de voorzitter mede ondertekend. De voorzitter zit de jaarlijkse algemene vergadering voor. Bij ontstentenis van de voorzitter worden zijn taken waargenomen door een door de overige bestuursleden aan te wijzen lid van het bestuur.
3. De taken van de secretaris zijn de navolgende:
a. het voeren van correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur;
b. het (mede-)ondertekenen van alle verenigingsdocumenten;
c. het uitbrengen van een verslag op de jaarlijkse algemene vergadering over het afgelopen boekjaar;
d. het houden van het verenigingsarchief;
e. het notuleren ter vergadering;
f. het verstrekken aan de penningmeester en wedstrijdsecretaris van kopieën van het ledenregister.
4. De taken van de penningmeester zijn de navolgende:
a. het innen en het beheren van alle gelden van de vereniging.
b. het afleggen van rekening en verantwoording aan de algemene ledenvergadering over de geldstroming binnen de vereniging. Daartoe stelt hij/zij zich aansprakelijk voor de onder hem/haar berustende gelden en andere activa die aan de vereniging toebehoren of die de vereniging in bruikleen heeft ontvangen. Nadat de rekening en verantwoording in orde bevonden is door de voorzitter, de secretaris en de kascommissie wordt de rekening en verantwoording door deze personen getekend. Goedkeuring strekt de penningmeester tot décharge. De penningmeester mag slechts tussentijds aftreden, indien de boeken zijn goedgekeurd door de kascommissie.
5. Aan het bestuur kunnen voorts commissieleden worden toegevoegd, die de overige bestuursleden voorzover nodig bijstaan in hun werkzaamheden en hen vervangen bij hun afwezigheid.
6. Bestuursvergaderingen worden bijeengeroepen door hetzij de voorzitter, hetzij op voorstel van twee bestuursleden.
7. De agenda van deze vergaderingen dient uiterlijk vijf dagen voor de dag van de vergadering aan de bestuursleden ter kennis te worden gebracht.
8. Het bestuur neemt besluiten met volstrekte meerderheid van stemmen in een vergadering waarin meer dan de helft van bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is.
Artikel 10 Algemene vergaderingen
1. Uiterlijk zes maanden na afloop van een boekjaar zal een algemene vergadering worden gehouden. Buitengewone algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit gewenst acht.
2. De algemene vergaderingen worden bijeengeroepen door het bestuur, met inachtneming van een termijn van tenminste vijftien dagen. De bijeenroeping geschied door een mededeling in het clubblad of door middel van een aan alle leden te zenden schriftelijke kennisgeving met gelijktijdige vermelding van de agenda.
3. a. De Algemene Vergadering wordt ook uitgeroepen op schriftelijk verzoek van tenminste een zodanig aantal leden, als bevoegd is tot het uitbrengen van één tiende (1/10) gedeelte van de stemmen in de algemene vergadering of op schriftelijk verzoek van tenminste tien stemgerechtigde leden. De vergadering vindt plaats niet langer dan vier weken na indiening van het verzoek.
b. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen vervolg wordt gegeven kunnen de verzoekers tot die bijeenroeping overgaan door oproeping overeenkomstig het bepaalde in het vorige lid of door het plaatsen van een advertentie in tenminste één ter plaatse waar de vereniging is gevestigd veel gelezen dagblad. De verzoekers kunnen alsdan anderen dan bestuursleden belasten met de leiding van de vergadering en het opstellen van de notulen.
c. Besluiten die genomen worden in een op de hiervoor sub b voornoemde wijze bijeengeroepen vergadering hebben dezelfde rechtskracht als die besluiten genomen in een op de gewone, hiervoor sub 2. voornoemde, wijze bijeengeroepen vergadering.
4. Voorstellen en kandidaatstellingen dienen tenminste tien dagen voorafgaande aan de jaarlijkse algemene vergadering bij een door tenminste drie leden ondertekend verzoek ter kennis te worden gebracht van het bestuur. In geval van andere vergaderingen dienen deze voorstellen het bestuur tenminste drie dagen voorafgaande aan de vergadering te hebben bereikt. De algemene vergadering beslist uiteindelijk of te laat binnengekomen voorstellen al of niet in behandeling zullen worden genomen.
5. De voorzitter verleent de leden het woord in volgorde waarin zij dit hebben gevraagd. De secretaris houdt hiervan aantekening. De voorzitter heeft het recht een lid, dat zich volgens zijn mening niet behoorlijk gedraagt het woord te ontnemen, of het verblijf ter vergadering te ontzeggen, behoudens beroep van de betrokkene op de vergadering.
6. De secretaris legt ter vergadering een presentielijst neer, waarop de aanwezige leden hun naam plaatsen. Slechts die leden wier namen op de presentielijst voorkomen nemen aan de stemmingen deel.
7. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 17 lid 4 van de statuten van de vereniging kan één, tevens door een ander lid schriftelijk gemachtigd, in totaal niet meer dan twee stemmen ter vergadering uitbrengen.
8. Er kan gestemd worden door handopsteken, echter indien de uitslag onduidelijk is of de voorzitter dit wenselijk acht wordt overgegaan tot een stemming, conform punt 9 of 10.
9. Voor de aanvang van de stemmingen over personen wijst de voorzitter twee neutrale personen, die de stemmen tellen en van de uitkomst van de stemopneming verslag zullen uitbrengen; daarna deelt de voorzitter de uitslag van de stemming aan de vergadering mede.
10. Bij hoofdelijke oproeping geschieden de stemmingen in volgorde van de presentielijst, met dien verstande dat eerst de leden, daarna de bestuursleden en tenslotte de voorzitter hun stemmen uitbrengen.
Artikel 11 Commissies
1. De vereniging kan overgaan tot het instellen van commissies. In ieder geval kent de vereniging:
a. kascommissie;
b. technische commissie;
c. arbitragecommissie;
d. sponsorcommissie;
e. communicatiecommissie;
f. accommodatiecommissie;
g. evenementencommissie;
h. materialencommissie
2. De kascommissie bestaat uit twee leden die geen deel mogen uitmaken van een bestuur. De kascommissie heeft tot taak de balans en de staat van baten en lasten te onderzoeken en daarvan aan de algemene vergadering verslag uit te brengen. De kascommissie heeft daartoe het recht de boeken en de bescheiden van de vereniging in te zien ten behoeve van haar onderzoek.
3. De technische commissie bestaat uit minimaal drie leden. De wedstrijdsecretaris en de materiaalcommissaris rapporteren aan de technische commissie.
a. De wedstrijdsecretaris heeft tot taak de leden en aspirant-leden tijdig te berichten van de door hen te spelen wedstrijden.
b. De materiaalcommissaris is belast met het beheren van de materialen van de vereniging. Deze commissaris heeft tot taak van de onder hem/haar gestelde materialen aantekening te houden, en rekening en verantwoording met betrekking daartoe af te leggen aan het bestuur.
4. De arbitragecommissie bestaat uit minimaal één lid. De commissie heeft tot taak zorg te dragen voor de leiding over wedstrijden en toernooien van de vereniging en voor de bevordering en de coördinatie van de opleiding tot gekwalificeerd scheidsrechter.
5. De sponsorcommissie heeft tot taak het verwerven van donateurs die de vereniging financieel dan wel materieel willen steunen.
6. De communicatiecommissie heeft tot taak het buiten de vereniging promoten van de verenigingsactiviteiten en verenigingsprestaties. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor de communicatie binnen de vereniging.
7. De accommodatiecommissie, heeft tot taak het plegen van onderhoud aan de verenigingsaccommodatie. De commissie is gerechtigd personen die zich niet in overeenstemming met de door haar ter beheer van de accommodatie gestelde regels gedragen onder opgaaf van redenen de toegang tot de verenigingsaccommodatie te ontzeggen.
8. De evenementencommissie heeft tot taak om jaarlijks enkele evenementen te organiseren in aanvulling op de reguliere trainingen en competitie. Deze evenementen bestaan in ieder geval uit een jaarlijks:
a. hockeykamp voor de jongste jeugd en junior leden;
b. familietoernooi waarin leden met introducees in teamverband een toernooi spelen.
Artikel 12 Website
De vereniging onderhoudt een website waarin aan leden en belangstellenden informatie over de vereniging en over haar activiteiten wordt geboden.
Het bestuur benoemt een webmaster die zorg draagt voor de actualiteit van de informatie op de Sjinborn website.
De commissies dienen de voor de website van belang zijnde informatie tijdig door te geven aan de webmaster.
Het bestuur benoemt een webmaster die zorg draagt voor de actualiteit van de informatie op de Sjinborn website.
De commissies dienen de voor de website van belang zijnde informatie tijdig door te geven aan de webmaster.
Artikel 13 Reglementen
Op grond van artikel 23 lid 2 van de statuten is het mogelijk om aanvullende reglementen op te stellen in het kader van de werkzaamheden binnen de vereniging.
Reglement Clubhuis Sjinborn
In overweging nemende dat: Sportverenigingen op basis van de Drank- en Horecawet dienen te beschikken over een bestuursreglement;
in dit verband met "sportvereniging" wordt bedoeld: een sportvereniging met een kantine in eigen beheer, aangesloten bij een erkende sportbond;
de sportkantine met een drank- en horecavergunning in de wet wordt beschouwd als een horecalokaliteit, hetgeen betekent dat er ter plaatse bedrijfsmatig of tegen betaling alcoholhoudende dranken worden verstrekt;
een bestuursreglement regels dient te bevatten die verantwoorde verstrekking van alcoholhoudende drank in de sportkantine waarborgen;
in een bestuursreglement tevens paracommercie bepalingen zijn opgenomen die tot doel hebben ongeoorloofde vormen van concurrentie met de reguliere horeca te voorkomen;
het volgen van de regels inzake ongeoorloofde concurrentie kunnen de Belastingdienst overtuigen van het niet-commerciele karakter van de horeca-activiteiten in een vereniging; heeft het bestuur het bestuursreglement "Kantine Sjinborn" vastgesteld. Ontruimingsplan clubhuis
Het bestuur heeft een ontruimingsplan voor het clubhuis opgesteld waarin instructies en informatie wordt gegeven welke noodzakelijk zijn in situaties van brand, bommelding of explosiegevaar in het clubhuis.
In overweging nemende dat: Sportverenigingen op basis van de Drank- en Horecawet dienen te beschikken over een bestuursreglement;
in dit verband met "sportvereniging" wordt bedoeld: een sportvereniging met een kantine in eigen beheer, aangesloten bij een erkende sportbond;
de sportkantine met een drank- en horecavergunning in de wet wordt beschouwd als een horecalokaliteit, hetgeen betekent dat er ter plaatse bedrijfsmatig of tegen betaling alcoholhoudende dranken worden verstrekt;
een bestuursreglement regels dient te bevatten die verantwoorde verstrekking van alcoholhoudende drank in de sportkantine waarborgen;
in een bestuursreglement tevens paracommercie bepalingen zijn opgenomen die tot doel hebben ongeoorloofde vormen van concurrentie met de reguliere horeca te voorkomen;
het volgen van de regels inzake ongeoorloofde concurrentie kunnen de Belastingdienst overtuigen van het niet-commerciele karakter van de horeca-activiteiten in een vereniging; heeft het bestuur het bestuursreglement "Kantine Sjinborn" vastgesteld. Ontruimingsplan clubhuis
Het bestuur heeft een ontruimingsplan voor het clubhuis opgesteld waarin instructies en informatie wordt gegeven welke noodzakelijk zijn in situaties van brand, bommelding of explosiegevaar in het clubhuis.
Artikel 14 Inkomstenverwerving door individuen en teams
Acties door individuen c.q. teams ter verwerving van extra inkomsten t.b.v. teams zijn toegestaan mits hiervoor door het bestuur vooraf toestemming is gegeven. Het bestuur vraagt hierover advies aan de sponsorcommissie om coordinatie te garanderen. Relevante aspecten hierbij zijn dat de acties in het belang van de vereniging moeten zijn en dat deze niet mogen interfereren met andere (sponsor)acties.
Artikel 15 Overleg met derden in het kader van sponsoring
Het bestuur is verantwoordelijk voor een constructief overleg met organisaties die ten doel hebben sponsorinkomsten voor de vereniging te verwerven.
Artikel 16 Wijziging van het huishoudelijk reglement
1. Dit reglement kan slechts door de algemene vergadering worden gewijzigd, overeenkomstig het bepaalde in artikel 23 lid 1 van de statuten van de vereniging.
2. Besluiten tot wijziging van het Huishoudelijk reglement kunnen alleen worden genomen met een meerderheid van tenminste twee/derde der in de algemene vergadering uitgebrachte stemmen.
3. Voorstellen tot wijziging moeten worden medegedeeld in de oproeping tot de algemene vergadering. Degenen die deze oproeping hebben gedaan moeten tenminste vijf dagen voor de vergadering een afschrift van het voorstel tot wijziging, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is overgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden.
Het Bestuur.
