Huishoudelijk Reglement

Artikel 1 Naam

De naam van de vereniging is Valkenburgse Hockeyvereniging Sjinborn. Hierna te noemen V.H.V. Sjinborn.

Artikel 2 Vestiging en accommodatie

V.H.V. Sjinborn is gevestigd aan de Doctor Ariënsstraat 59, 6301 XH, Valkenburg aan de Geul.
De volledige accommodatie, te weten het clubhuis, de kleedkamers, de materiaalruimte, het veld en rondom het veld, is een rookvrije ruimte.
In beginsel hebben alleen leden , trainers en coaches, alsmede leden en coaches van bezoekende verenigingen toegang tot de accommodatie en de sportvelden. Alle overige personen worden aangemerkt als zijnde supporter en dienen zich te gedragen conform de Huis- en Gedragsregels V.H.V. Sjinborn. Indien deze regels worden overschreden is het bestuur bevoegd deze personen de toegang te ontzeggen.
Tijdens perioden van onderhoud is toegang tot de sportvelden niet toegestaan.
Op het gebruik van het clubhuis en de accommodatie/sportvelden zijn het Reglement Huisen Gedragsregels V.H.V. Sjinborn van toepassing. Deze reglementen zijn opgenomen als appendix in het Huishoudelijk Reglement.
Op zaterdagen dat er jeugdwedstrijden gespeeld worden, wordt tot 16.00 uur geen alcoholische drank verkocht. Het bestuur houdt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen.

Artikel 3 Tenue

Het wedstrijdtenue van de vereniging is:
Lichtblauw shirt/blouse voorzien van V.H.V. Sjinborn logo.
Donkerblauwe broek/rok
Donkerblauwe kousen.
Het wedstrijd tenue van gecombineerde teams met HVM is:
Donkerblauw shirt/blouse voorzien van het combi-logo
Donkerblauwe broek/rok
Donkerblauwe sokken
Voor individuele teams kan een uiting van een shirtsponsor worden toegevoegd na goedkeuring van zowel de sponsorcommissie als het bestuur.

Artikel 4 Leden

Leden zijn die natuurlijke personen, die door het bestuur dan wel de Algemene Vergadering (ALV) als lid zijn toegelaten, met inachtneming van hetgeen daaromtrent in de statuten en in dit huishoudelijke reglement is bepaald.
De leden zijn onderverdeeld in de volgende categorieën:
Seniorleden
Juniorleden
Ereleden
Leden van verdienste
Functieleden en vrijwilligers
Seniorleden zijn zij die op 1 oktober van het boekjaar achttien jaar of ouder zijn. Zij zijn te verdelen in spelende leden en trimleden. Spelende Seniorleden komen voor de vereniging uit in KNHB georganiseerd competitieverband. Trimleden zijn leden die de hockeysport beoefenen door middel van het volgen van trainingen en het spelen van vriendschappelijke wedstrijden.
Juniorleden zijn zij, die op 1 oktober van het boekjaar de leeftijd van achttien jaar nog niet hebben bereikt, en toestemming hebben van het bestuur van de vereniging voor het deelnemen aan competitiewedstrijden en overige hockey-evenementen, waaraan door teams van de vereniging wordt deelgenomen. De juniorleden zijn te onderscheiden naar:
Junioren A: zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen zestien en achttien jaar oud zijn (O18)
Junioren B : zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen veertien en zestien jaar oud zijn (O16)
Junioren C: zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen twaalf en veertien jaar oud zijn (O14)
Junioren D: zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen tien en twaalf jaar oud zijn (O12)
Junioren E: zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen acht en tien jaar oud zijn (O10)
Junioren F: zij die op 1 oktober van het boekjaar tussen zes en acht jaar oud zijn (O8)
Junioren G; zij die op 1 oktober van het boekjaar nog niet zes jaar oud zijn (O6)
Ereleden zijn zij, die zich tegenover de vereniging bijzonder en langdurig verdienstelijk hebben gemaakt. Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering aan een lid het erelidmaatschap verlenen.
Leden van verdienste zijn zij, die door hun prestaties aanspraak kunnen maken op de erkentelijkheid van de vereniging, met in achtneming van hetgeen daaromtrent in de statuten is bepaald. Zij worden door het bestuur benoemd.
Functieleden zijn meerderjarige natuurlijke personen aan wie wegens het uitvoeren van een bestuurs- of commissiefunctie het lidmaatschap wordt toegekend en dan alleen aan personen die nog niet op een andere manier lid zijn. Het lidmaatschap functielid kan enkel worden toegekend aan leden van het bestuur en aan de leden van de kascommissie, tuchtcommissie en technische commissie. Dergelijk lidmaatschap vervalt wanneer de betreffende persoon zijn of haar functie neerlegt.
Vrijwilligers zijn minder- en meerderjarige natuurlijk personen die taken casu quo opdrachten uitvoeren in het belang van de vereniging(zoals trainer en/of coach). Vrijwilligers, die geen spelend lid zijn, zijn als zodanig vrijgesteld van het betalen van contributie.

Artikel 5 Ledenregistratie

Onder verantwoordelijkheid van de secretaris wordt een register bijgehouden waarin de persoonsgegevens van de leden worden geadministreerd.
Aanmelding bij de vereniging kan door het aanmeldingsformulier in te vullen en dit in te leveren bij de ledenadministrateur. Het aanmeldingsformulier is verkrijgbaar in het clubhuis en via de website.
Ieder lid is verplicht bij verandering van adres of woonplaats hiervan onverwijld de secretaris schriftelijk in kennis te stellen.
De secretaris draagt er zorg voor dat betroffen leden worden aangemeld bij de Koninklijke Nederlandse Hockey Bond, hierna te noemen: "de bond".

Artikel 6 Einde lidmaatschap

Behoudens schriftelijke opzegging wordt het lidmaatschap jaarlijks stilzwijgend verlengd.
Het lidmaatschap eindigt:
door opzegging door het lid;
door opzegging door de vereniging;
door ontzetting uit het lidmaatschap;
door beëindiging van het lidmaatschap door de bond:
door de dood van het lid, in welk geval het lidmaatschap niet vererft.
Opzegging kan uitsluitend schriftelijk of per e-mail aan de ledenadministratie plaatsvinden. Opzegging van het lidmaatschap dient plaats te vinden ten minste vier weken voor het einde van het boekjaar (31 juli). Indien het lidmaatschap niet tijdig bij de ledenadministratie is opgezegd, is de volledige contributie van het volgende verenigingsjaar verschuldigd.
De ledenadministratie verstrekt per e-mail een ontvangstbevestiging van de opzegging. Deze ontvangstbevestiging geldt als enig wettig bewijs.
Afmeldingen op andere wijze (mondeling) of bij andere personen (coaches, coördinatoren, trainers e.d.) worden als nietig beschouwd.
Van dit voorschrift kan het bestuur dispensatie verlenen, indien deze opzegging geschiedt wegens verhuizing naar buiten de gemeente, of op grond van medisch advies of wegens naar oordeel van het bestuur daarmede gelijkstaande redenen.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 7 lid 10 van de statuten van de vereniging blijft het lid de contributie voor het gehele jaar verschuldigd, wanneer het lidmaatschap in de loop van een competitiejaar eindigt. Ook na opzegging door het lid van zijn lidmaatschap blijft het lid gedurende het competitiejaar waartegen is opgezegd gehouden tot nakoming van alle overige aan zijn lidmaatschap verbonden financiële verplichtingen.
Het bestuur kan besluiten tot ontzetting uit het lidmaatschap van een lid indien:
het lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt,
de vereniging op onredelijke wijze benadeelt;
het geschorste lid niet binnen twee maanden na zijn schorsing voor de betaling van zijn contributie zorg draagt.
Op voorstel van het bestuur kunnen geroyeerde leden weer als lid worden toegelaten, mits zij hun achterstallig contributie hebben aangezuiverd.

Artikel 7 Contributie-inning

De contributie wordt jaarlijks op de Algemene Ledenvergadering vastgesteld voor alle verschillende leden-categorieën. Hierin vormt de leeftijd van het lid de basis voor de hoogte van de contributie, afgestemd op de leeftijdscategorieën / hockeylijnen die door de KNHB worden gehanteerd.
De contributiehoogte wordt jaarlijks vastgesteld en uiterlijk op 31 december. De nieuwe vastgestelde contributie is van kracht in het daarop volgende seizoen.
De contributiehoogte kan jaarlijks automatisch en binnen de marge van het door de CBS vastgestelde Consumenten Prijd Index(CPI) worden gewijzigd. Hiervoor is geen toestemming nodig van de Algemene Leden Vergadering. Vragen over de hoogte van de indexering kunnen besproken worden op een Algemene Leden Vergadering..
Elke voorgestelde wijziging van de contributie, buiten de termijn van 31 december en/of een verhoging van meer dan de vastgestelde Consumenten Prijs Index, dient ter goedkeuring aan de Algemene Leden Vergadering te worden voorgelegd.
Een uitzondering bestaat voor juniorleden die uitkomen in het standaardteam senioren. Hiervoor zal voor de leden waarvoor dit van toepassing is een toeslag gerekend worden. Ook deze toeslag wordt jaarlijks op de Algemene Ledenvergadering vastgesteld. Deze toeslag komt voort uit de meerkosten die een standaardteam met zich meebrengt.
Ieder jaar verstuurt de penningmeester in de maand september de contributienota's naar de leden. De betaling van de contributie kan plaatsvinden middels door:
Een iDEAL-betaling, waarbij een betaallink naar het lid wordt toegestuurd. Vervolgens kan het lid kiezen om de contributie in één keer of in termijnen te betalen. Het betreft de standaard methode waarop de vereniging contributie int;
Een eenmalige overschrijving, zijnde een storting van het verschuldigde bedrag, onder vermelding van naam en lidnummer. Het verschuldigde bedrag dient uiterlijk 30 september van het boekjaar te zijn voldaan;
Automatische incasso, waarbij het lid de vereniging heeft gemachtigd de contributie te incasseren. Het lid kan kiezen uit een eenmalige incasso, een incasso in twee gelijke bedragen of een incasso in 4 gelijke bedragen. De eenmalige incasso vindt plaats op 1 oktober van het boekjaar. Bij gespreide betaling in twee termijnen zijn de vervaldata 1 oktober en 1 februari. Bij gespreide betaling in vier termijnen zijn de vervaldata 1 oktober, 1 november, 1 december en 1 maart.
Voor de Zaalcompetitie, wordt een aanvullende contributie geind, die bij de Algemene Leden Vergadering voor ieder zaalhockey seizoen opnieuw wordt vastgesteld. De vervaldatum van deze betaling betreft 1 februari.
In het geval van te late betaling zal een herinneringsnota worden gestuurd met het verzoek deze binnen twee weken te voldoen. Als hieraan niet wordt voldaan treedt een situatie van wanbetaling in. Het bestuur zal dan gepaste maatregelen nemen.
Indien een lid door bepaalde omstandigheden niet in staat is het verschuldigde bedrag gedeeltelijk of in zijn geheel te betalen dan dient hij/zij dit vooraf bij de penningmeester of de secretaris kenbaar te maken.
De teruggaaf van contributie bij voortijdig stoppen of bij het afwezig zijn gedurende enkele maanden is in principe niet mogelijk. In uitzonderingsgevallen (stage e.d.) kan een regeling worden getroffen mits de afwezigheid voor 15 september van het seizoen waarop de contributie betrekking heeft is kenbaar gemaakt.
Nieuwe leden die zich aanmelden na aanvang van het seizoen betalen, na drie gratis proeflessen, een contributie dat als volgt is samengesteld:
10 Euro aan inschrijfgeld plus:
Aanmelden in Juli: 100% contributie
Aanmelden in Augustus: 100% contributie
Aanmelden in September: 100% contributie
Aanmelden in Oktober: 80% contributie
Aanmelden in November: 70% contributie
Aanmelden in December: 60% contributie
Aanmelden in Januari: 60% contributie
Aanmelden in February: 60% contributie
Aanmelden in Maart: 50% contributie
Aanmelden in April: 35% contributie
Aanmelden in Mei: 20% contributie
Aanmelden in Juni: 0% contributie
Voor de strippenkaart, met betrekking tot de trimleden die niet als vol trimlid in aanmerking wensen te komen, wordt voor aanvang van de eerste training per direct betaald, voor het volledige pakket aan trainingen, die vervolgens per training afgeschreven worden met behulp van door het bestuur vastgesteld systeem.

Artikel 8 Schadeloosstellingen en boeten

Ieder lid is aansprakelijk voor schade die het aan materiaal, dat eigendom is van de vereniging ofwel in bruikleen is afgestaan aan de vereniging, heeft aangericht.
Elke geconstateerde schade wordt geacht te zijn veroorzaakt door het lid of door de leden, die de desbetreffende zaak het laatst heeft, respectievelijk hebben gebruikt, tenzij door de betrokkene(n) het tegendeel wordt aangetoond.
Indien het herstellen van de hiervoor genoemde schade aan het materiaal kosten met zich meebrengt, beslist uiteindelijk het bestuur wie de kosten draagt.
De vereniging is niet aansprakelijk voor schade toegebracht aan eigendommen van welke aard ook van leden of derden in het clubhuis, de kleedkamers of op het terrein van de vereniging aanwezig.
Boetes opgelegd door de KNHB, worden door betrokkene c.q. betreffende team zelf betaald.
De leden dienen zich voor, tijdens en na wedstrijden en trainingen alsmede clubactiviteiten correct te gedragen. Bij overtreding kan het bestuur maatregelen nemen.

Artikel 9 Collectieve ongevallen- en Aansprakelijkheidsverzekering

In geval van schade/letsel als gevolg van een ongeval samenhangende met de uitoefening van de hockeysport, dient deze gemeld te worden bij het bestuur. De secretaris of een van de andere bestuursleden vult een schadeformulier in waarmee de schade aan de verzekeraar gemeld wordt. Het schadeformulier wordt door de betrokkene ondertekent. De financiële afwikkeling verloopt verder tussen de betrokkene en de verzekeraar, de hockeyclub speelt in dat traject geen rol meer.
De polisvoorwaarden van deze verzekering zijn opvraagbaar bij de secretaris.
Uitgesloten zijn parkeerschades aan voertuigen op de parkeerplaats van Sjinborn.

Artikel 10 Bestuur

Het bestuur bestaat uit een door de algemene vergadering vast te stellen gewenste aantal van minimaal vijf meerderjarige natuurlijke personen. Het bestuur bestaat in ieder geval uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het zijn van vice-voorzitter betreft een neventaak en wordt vervuld door één van de overige bestuursleden. Alle bestuursleden zijn gezamenlijk bevoegd. Indien het aantal bestuursleden beneden het statutaire minimum is gedaald, wordt binnen vier weken een Algemene Vergadering aangekondigd.
Het bestuur verdeelt in onderling overleg de functies en stelt de taken van ieder bestuurslid vast, met inachtneming van de bepalingen van de statuten en van dit reglement.
De voorzitter heeft de volgende taken:
Het leiden van de vergaderingen van het bestuur overeenkomstig het bepaalde in de statuten;
Het hebben van het recht op inzage te allen tijde van hetgeen onder de overige bestuursleden berust;
Het (mede) ondertekenen van alle bestuursbesluiten;
Het verslag uitbrengen van het afgelopen verenigingsjaar tijdens de jaarlijkse Algemene Vergadering;
Bij ontstentenis of belet van de voorzitter worden zijn taken waargenomen door de vicevoorzitter of de secretaris
De taken van de secretaris zijn de navolgende:
het voeren van correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur;
het (mede-)ondertekenen van alle verenigingsdocumenten;
het samenstellen van een verslag voor de jaarlijkse algemene vergadering over het afgelopen boekjaar;
het houden van het verenigingsarchief;
het notuleren ter vergadering;
het verstrekken aan de penningmeester en wedstrijdsecretaris van kopieën van het ledenregister.
De taken van de penningmeester zijn de navolgende:
het innen en het beheren van alle gelden van de vereniging.
het afleggen van rekening en verantwoording aan de algemene ledenvergadering over de geldstroming binnen de vereniging. Daartoe stelt hij/zij zich aansprakelijk voor de onder hem/haar berustende gelden en andere activa die aan de vereniging toebehoren of die de vereniging in bruikleen heeft ontvangen. Nadat de rekening en verantwoording in orde bevonden is door de voorzitter, de secretaris en de kascommissie wordt de rekening en verantwoording door deze personen getekend. Goedkeuring strekt de penningmeester tot décharge. De penningmeester mag slechts tussentijds aftreden, indien de boeken zijn goedgekeurd door de kascommissie.
Het onderhouden van de lopende verzekeringen ten behoeve van de vereniging.
Aan het bestuur kunnen voorts commissieleden worden toegevoegd, die de overige bestuursleden voorzover nodig bijstaan in hun werkzaamheden en hen vervangen bij hun afwezigheid.
Bestuursvergaderingen worden bijeengeroepen door hetzij de voorzitter, hetzij op voorstel van twee bestuursleden.
De agenda van deze vergaderingen dient uiterlijk vijf dagen voor de dag van de vergadering aan de bestuursleden ter kennis te worden gebracht.
Het bestuur neemt besluiten met volstrekte meerderheid van stemmen in een vergadering waarin meer dan de helft van bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd is.

Artikel 11 Onverenigbaarheden, belangenverstrengeling en tegenstrijdig belang

Binnen het bestuur mogen geen nauwe familie- of vergelijkbare relaties bestaan.
Het bestuur dient zich integer en transparant op te stellen en te waken voor verstrengelingen van belangen. Het bestuur bevordert in dat verband een open cultuur van beraadslaging, besluitvorming en verantwoording.
Van tegenstrijdig belang is sprake wanneer een betrokkene te maken heeft met een zodanig onverenigbaar belang dat in redelijkheid kan worden betwijfeld of hij zich bij zijn handelen uitsluitend heeft of zal laten leiden door het belang van de vereniging. Bij de beantwoording van de vraag of hier sprake van is, moet met alle relevante omstandigheden van het concrete geval rekening worden gehouden.
Onder belangenverstrengeling wordt verstaan: een vermenging van het belang van de vereniging met het (persoonlijk) belang van de betreffende persoon of dat van personen waarmee zij een familie- of vergelijkbare relatie waardoor een zuiver en objectief besluiten of handelen in het belang van de vereniging niet langer is gewaarborgd.
Als het bestuur van oordeel is dat sprake is van een structureel tegenstrijdig belang en/of verstrengeling van belangen die van materiële betekenis zijn voor de vereniging, is het betreffende bestuurslid gehouden af te treden.
In alle gevallen waarin de vereniging een tegenstrijdig belang heeft met een of meer van haar bestuursleden of een ongewenste schijn van belangenverstrengeling, kan het bestuur maar ook de algemene vergadering de continuïteitscommissie aanwijzen om de vereniging te vertegenwoordigen.
in het bestuursverslag (jaarverslag) wordt over deze rechtshandelingen verantwoording afgelegd.

Artikel 12 Interne organisatie, Commissies

De vereniging is intern georganiseerd met een bestuur en een aantal commissies. Via de liaison (bestuur-commissies) wordt een optimale communicatie en interne organisatie gegarandeerd. Alle commissies stellen een operationeel jaarplan op dat door het bestuur moet worden goedgekeurd. Dit jaarplan is vorm vrij.
Het bestuur is bevoegd ad-hoc commissies in het leven te roepen.
Daarnaast behoudt het bestuur zich het recht voor om zich te laten ondersteunen door externe partijen.
De vereniging kent een aantal verschillende commissies. Commissies worden ingesteld door de algemene vergadering en kunnen te allen tijde ook door die algemene vergadering worden ontbonden.
De algemene vergadering kan een benoemingsprocedure vaststellen, welke procedure aan de betreffende commissie schriftelijk of langs elektronische weg bekend wordt gemaakt.
Niet-leden kunnen ook deel uitmaken van commissies. Zij worden daardoor automatisch Functielid
Commissies brengen aan het einde van het boekjaar een schriftelijk verslag uit over dat boekjaar aan de secretaris die het zal meenemen in het jaarlijkse verslag voor de algemene ledenvergadering.
Iedere commissie dient voor aanvang van een boekjaar een begroting voor het komende boekjaar in te dienen. Omtrent de financiën van een commissie kan het bestuur een tussentijdse rapportage verlangen.
De vereniging kent in ieder geval de volgende commissies:
kascommissie;
continuïteitscommissie;
technische commissie;
arbitragecommissie;
vertrouwens-, geschillen en tuchtcommissie
sponsorcommissie;
communicatiecommissie;
accommodatie-commissie;
evenementencommissie;
materialen-commissie.
De kascommissie bestaat uit twee leden die geen deel mogen uitmaken van een bestuur. De kascommissie heeft tot taak de balans en de staat van baten en lasten te onderzoeken en daarvan aan de algemene vergadering verslag uit te brengen. De kascommissie heeft daartoe het recht de boeken en de bescheiden van de vereniging in te zien ten behoeve van haar onderzoek.
Conform artikel 17 lid 6 sub i van de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden van de continuïteitscommissie benoemd.
De continuïteitscommissie bestaat uit ten minste drie leden.
De continuïteitscommissie treedt in de bevoegdheden van het bestuur in geval van belet en/of ontstentenis van alle bestuursleden. Belet is tijdelijke onmogelijkheid om de bestuursfunctie uit te oefenen. Ontstentenis is blijvende onmogelijkheid om de bestuursfunctie uit te oefenen.
De continuïteitscommissie is gehouden alle lopende zaken van de vereniging te behartigen en hiervan verslag te doen aan de algemene ledenvergadering en dat te doen wat van een bestuur mag worden verwacht.
Is het aantal leden van de continuïteitscommissie minder dan drie, dan blijft de continuïteitscommissie bevoegd.
Lid van de continuïteitscommissie kunnen niet zijn: i. bestuursleden; ii. leden van de kascommissie;
Leden van de continuïteitscommissie worden, jaarlijks, op voordracht van het bestuur benoemd door de algemene ledenvergadering.
De technische commissie bestaat uit minimaal drie leden. De wedstrijdsecretaris, de materiaalcommissaris en de arbitragecommissie rapporteren aan de technische commissie.
De wedstrijdsecretaris heeft tot taak de leden en aspirant-leden tijdig te berichten van de hen te spelen wedstrijden.
De materiaalcommissaris is belast met het beheren van de materialen van de vereniging. Deze commissaris heeft tot taak van de onder hem/haar gestelde materialen aantekening te houden, en rekening en verantwoording met betrekking daartoe af te leggen aan het bestuur.
De arbitragecommissie bestaat uit minimaal één lid. De commissie heeft tot taak zorg te dragen voor de leiding over wedstrijden en toernooien van de vereniging en voor de bevordering en de coördinatie van de opleiding tot gekwalificeerd scheidsrechter.
De Vertrouwenscommissie, Geschillencommissie en Tuchtcommissie bestaat uit minimaal 3 leden en dekt de functionaliteit af van de afzonderlijke rollen van de hierna beschreven VGT-commissie. De processen die de VGT-commissie beheert worden verder beschreven in de appendix van dit Huishoudelijk Reglement.
De vertrouwenscommissie beheert onder andere de volgende twee processen:
Proces Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Proces Klachten m.b.t. ongewenst (seksueel) overschrijdend gedrag
De geschillencommissie kan door het bestuur worden ingeschakeld indien een conflict met een derde partij niet naar tevredenheid van één beider partijen beslecht kan worden.
De tuchtcommissie behandelt de gele en/of rode kaarten door de scheidsrechters worden opgelegd aan spelers die uitkomen voor Sjinborn. Verder kan de tuchtcommissie een uitspraak doen voor overtredingen van reglementen binnen de vereniging zoals Statuten, Huishoudelijk Reglement en overige reglementen, maar ook straffen en boeten opleggen voor onder andere het niet komen opdagen van scheidsrechtersbeurten.
De sponsorcommissie heeft tot taak het verwerven van donateurs die de vereniging financieel dan wel materieel willen steunen.
De communicatiecommissie heeft tot taak het buiten de vereniging promoten van de verenigingsactiviteiten en verenigingsprestaties. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor de communicatie binnen de vereniging.
De accommodatie-commissie, heeft tot taak het plegen van onderhoud aan de verenigingsaccommodatie. HIer valt onder o.a. de kantine, kleedkamers, parkeerterrein en de hekken, het veld en rondom het veld als mede de veldinstallatie, de materiaalruimte en de groenvoorzieningen. De commissie is gerechtigd personen die zich niet in overeenstemming met de door haar ter beheer van de accommodatie gestelde regels gedragen onder opgaaf van redenen de toegang tot de verenigingsaccommodatie te ontzeggen.
De evenementencommissie heeft tot taak om jaarlijks enkele evenementen te organiseren in aanvulling op de reguliere trainingen en competitie. Deze evenementen bestaan in ieder geval uit een jaarlijks:
hockeykamp voor de jongste jeugd en junior leden;
familietoernooi waarin leden met introducees in teamverband een toernooi spelen.

Artikel 13 Reglementen

Op grond van artikel 22 lid 1 van de statuten is het mogelijk om aanvullende reglementen op te stellen in het kader van de werkzaamheden binnen de vereniging.

Reglement Huis- en Gedragsregels Sjinborn Hierin wordt beschreven hoe de vereniging verwacht en vaststelt met elkaar om te gaan op en rond de accommodatie en in het clubhuis van V.H.V. Sjinborn
Alcoholreglement VHV Sjinborn In overweging nemende dat: Sportverenigingen op basis van de Drank- en Horecawet dienen te beschikken over een bestuursreglement; in dit verband met "sportvereniging" wordt bedoeld: een sportvereniging met een kantine in eigen beheer, aangesloten bij een erkende sportbond; de sportkantine met een drank- en horecavergunning in de wet wordt beschouwd als een horecalokaliteit, hetgeen betekent dat er ter plaatse bedrijfsmatig of tegen betaling alcoholhoudende dranken worden verstrekt; een bestuursreglement regels dient te bevatten die verantwoorde verstrekking van alcoholhoudende drank in de sportkantine waarborgen; in een bestuursreglement tevens paracommercie bepalingen zijn opgenomen die tot doel hebben ongeoorloofde vormen van concurrentie met de reguliere horeca te voorkomen; het volgen van de regels inzake ongeoorloofde concurrentie kunnen de Belastingdienst overtuigen van het niet-commerciële karakter van de horeca-activiteiten in een vereniging; heeft het bestuur het bestuursreglement Alcoholreglement VHV Sjinborn vastgesteld. Dit reglement is opgenomen in een appendix op dit Huishoudelijk reglement.
Ontruimingsplan clubhuis Het bestuur heeft een ontruimingsplan voor het clubhuis opgesteld waarin instructies en informatie wordt gegeven welke noodzakelijk zijn in situaties van brand, bommelding of explosiegevaar in het clubhuis. Dit reglement is opgenomen in een appendix op dit Huishoudelijk reglement.
Protocol Cameratoezicht In dit protocol wordt beschreven hoe het cameratoezicht met betrekking tot de AVG en alle andere wettelijke bepalingen bij V.H.V. Sjinborn wordt uitgevoerd. Dit protocol is opgenomen in een appendix op dit Huishoudelijk Reglement.

Artikel 14 Sponsoring

De sponsorcommissie is verantwoordelijk voor het verwerven van sponsorinkomsten voor de vereniging.
De sponsorcommissie opereert autonoom, maar is verantwoording verschuldigd aan het bestuur en de algemene ledenvergadering.
Hoewel de commissie autonoom opereert heeft de commissie geen tekenbevoegdheid voor de vereniging en dient derhalve voor ondertekening van de sponsorcontracten in nauw contact te blijven met het bestuur van de vereniging.

Artikel 15 Inkomstenwerving door individuen en teams

Acties door individuen c.q. door teams ter verwerving van extra inkomsten ten behoeve van teams zijn toegestaan mits hiervoor door het bestuur vooraf toestemming is verleend.
Het bestuur vraagt hierover advies aan de sponsorcommissie om coördinatie te waarborgen.
Dergelijke acties mogen niet interfereren met andere (sponsor-) acties, waarbij gereguleerde sponsorinkomsten door de sponsorcommissie altijd voorrang hebben gezien het belang voor de vereniging en niet slechts één team.

Artikel 16 Communicatie

De vereniging communiceert langs 3 verschillende wegen:
Website: Op de website wordt aan leden en belangstellenden informatie over de vereniging en haar activiteiten aangeboden. Deze website is publiekelijk toegankelijk. Via de leden-login bereikt men het deel dat alleen toegankelijk is voor de leden.
Sjinborn-App; De App is alleen voor leden toegankelijk.
E-mail van het bestuur
De communicatiecommissie is eindverantwoordelijk voor externe (club)communicatie. Hiermee wordt publicatie door derden, slechts na overleg en afstemming met de communicatiecommissie toegestaan.
Social Media, zoals Instagram en Facebook kunnen informatie met betrekking tot de vereniging bevatten edoch die wordt niet door de vereniging gecontroleerd. De vereniging wijst iedere aansprakelijkheid n.a.v. deze informatie af en beroept zich op dit volledige Artikel.

Artikel 17 Wijziging van het Huishoudelijk Reglement

Dit reglement kan slechts door de algemene vergadering worden gewijzigd, overeenkomstig het bepaalde in artikel 22 lid 3 van de statuten van de vereniging.
Besluiten tot wijziging van het Huishoudelijk reglement worden genomen meteen gewone meerderheid van de in de algemene vergadering uitgebrachte stemmen.
Voorstellen tot wijziging moeten worden medegedeeld in de oproeping tot de algemene vergadering. Degenen die deze oproeping hebben gedaan moeten tenminste vijf dagen voor de vergadering een afschrift van het voorstel tot wijziging, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is overgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden.

Artikel 18 Slotbepaling

Het bestuur beslist in alle gevallen, waarin noch de wet, noch de statuten, noch de reglementen van de vereniging voorzien.

Artikel 19 Organogram V.H.V. Sjinborn

Appendix 1: Reglement Huis- en Gedragsregels Sjinborn

Appendix 2: Processen VGT Commissie

Appendix 3: Ontruimingsplan Clubhuis

Appendix 4: Alcoholreglement

Appendix 5: Verenigingsplan (in concept)

Contact

043-6012333

[email protected]

Doctor Ariënsstraat 59, Valkenburg

Volg ons

Contact